Ellenőrzőlista a praktikus COVID-19 üzleti folytonossági stratégiák (és a következő lépések) kidolgozásához

(Jelölje meg ezt az oldalt könyvjelzővel a rendszeres frissítésekhez. Utolsó frissítés - 2020. március 22.)

Kérjük, ossza meg, hogy mások is megtalálják ezt az információt

.

Íme néhány gyakorlati szempont, amelyet meg kell tennie a COVID-19 üzleti folytonossági stratégiáinak kidolgozása és végrehajtása során az Ön szervezete vagy vállalkozása, vagy akár önmaga számára.

Ha már van valamilyen üzleti folytonossági terve, amely már kidolgozott, hajtsa végre azokat. Ellenkező esetben gyakorlati parancsikont kell készítenie, és az alábbi információkat kell felhasználnia a következő lépések rugalmas kidolgozására.

A COVID-19 alapvetően megváltoztatta a munkahelyek kultúráját, azt, hogy az emberek hogyan osztják el a munkaerőt, és hogyan foglalkoztatják a munkaadók az alkalmazottaikkal.

A válság idején a bizalom nélkülözhetetlen

Ez az egyszerű formula hangsúlyozza az egyének és a szervezetek bizalmának kulcsfontosságú elemeit a COVID-19 válság idején:

Bizalom = átláthatóság + kapcsolat + tapasztalat

Az elsődleges prioritás a munkavállalók - azonnali egészségük és biztonságuk - védelme, majd gazdasági jóléte. Ez magában foglalja a munkavállalók pszichológiai stresszének kezelését is.

Összpontosítson munkájára, munkaerejére és munkahelyére.

Az igazgatók feladatai

Az igazgatóknak folyamatosan értékelniük kell a munkavállalók és üzleti vállalkozásuk károsodásának várható kockázatát, ideértve a nem pénzügyi kockázatokat is, mint például a hírnév károsítása és a törvények betartása, az igazgatói feladatok teljesítése érdekében.

Az igazgatótanácsoknak és az irányító csoportoknak meg kell érteniük a COVID-19 kockázatainak üzleti életre gyakorolt ​​hatását, és adott esetben készen kell állniuk és készen kell állniuk a vészhelyzeti tervekre.

A tőzsdén jegyzett társaságok igazgatóinak szintén figyelembe kell venniük a COVID-19 folyamatos közzétételét.

Határozza meg a COVID-19 kezelési válaszcsoportjának tagjait

A vezérigazgatón kívül válassza ki / jelölje ki a felső vezetői csapat tagjait a COVID-19 vezetői válaszcsoportjába. Ezután rendeljen egyértelmű felelősséget.

Azonnal hozzon létre sürgősségi reagáló csoportokat a kockázatok felmérése és a reagálási stratégiák megfogalmazása után, ha robusztus forgatókönyv-tervezést végeztek, amely jelentősen javította a járványkezelési mechanizmusokat és az eszközkészleteket.

Hozzon létre alcsoportokat az egyes munkafolyamok, például kommunikáció, jogi, pénzügyek és műveletek kezelésére.

A csoport felelőssége az alábbiak szerint foglalható össze:

  • Az igazság egyetlen forrása a problémamegoldásban.
  • Annak biztosítása, hogy elegendő erőforrás kerüljön felhasználásra, ahol és amikor szükséges.
  • A tevékenységek összehangolása az összes csapat munkafolyamán, forgatókönyvek és eseményindítók alapján.
  • A csapatok vezetõinek összehangolása a forgatókönyvekkel, ha szükséges, kerekasztalok és más gyakorlatok segítségével.

Hozzon létre egy COVID-19 reagálási koordinációs csoportot

A csoport az informatika, a pénzügyek, a műveletek, az ügyfélszolgálat stb. Kulcsfontosságú operatív képviselőiből áll.

Ennek a koordináló csoportnak az a célja, hogy irányítsa a szervezetet, fontos központi információs központként szolgáljon, kezelje a kockázatokat, kérdéseket és válaszokat, és összehangolja az összes belső érdekelt felet azáltal, hogy központilag koordinálja az összes belső COVID-19 választ és projektet. Ez összehangolt és integrált megközelítést ad a szervezet belső COVID-19 válaszához, elkerülve ezzel a munka és az erőfeszítések megkettőződését az egész osztályon.

A koordináló csoport szolgálhat fő információforrásként és egyetlen igazságforrásként, ahol a tagok megvitatják az ügyeket, kommunikációs és cselekvési terveket készítenek, és igazodnak a legfontosabb üzenetekhez.

A koordináló csoport a következő eredményekre összpontosíthat:

  • Veszélytérkép-irányítópult létrehozása - Digitális eszközök használata a fenyegetőtérképek létrehozására a belső és nyilvános forrásokból importált valós idejű adatokkal. Például az otthoni munkavállalók elhelyezkedése és száma, a kritikus szolgáltatások / funkciók / tevékenységek felsorolása, a kritikus szolgáltatások elvégzéséhez szükséges kritikus alkalmazottak, valamint a nem kritikus alkalmazottak elérhetősége és mobilitása.
  • Munkavállalói kiküldetési és mobilitási adatbázis létrehozása - összekapcsolva a fenti (a) ponttal, ez az adatbázis a munkavállalók készségeire és elérhetőségére vonatkozó adatokat fog összegyűjteni a szervezet egészében, hogy megkönnyítse a személyzet központilag összehangolt telepítési megközelítését.
  • Integrált COVID-19 választerv kidolgozása - A koordinációs csoport frissítéseket kap a legfontosabb belső érdekelt felektől - ideális esetben legalább hetente kétszer. Tagjai ezt követően integrálhatják ezeket a jelentéseket egy tervbe annak biztosítása érdekében, hogy minden csoport összehangolja erőfeszítéseit és kövesse a bevált gyakorlatokat.
  • Kockázat- és kérdésnapló megállapítása - Noha egy veszélytérkép sok kockázatot láthatóvá tesz, nem fog minden fontos fejleményt megragadni. Ha az alkalmazottak, a csoportok vagy a funkciók tudomására jutnak bármilyen további fenyegetésről, problémáról és kockázatról, akkor azonnal információt rögzíthetnek minden alkalmazott számára hozzáférhető adatbázisban, lehetővé téve a koordináló csoport számára, hogy gyorsan reagáljon beavatkozással.
  • „Saját nyilatkozat” munka létrehozása otthoni adatbázisból - Ez az adatbázis mentesíti a szervezet felelősségét az alkalmazandó munkavédelmi előírások alapján és a munkáltató felelősségét a biztonságos munkakörnyezet biztosításáért, még otthonról történő munka közben is. A munkavállalóknak lehetősége van arra, hogy „önnyilatkozatot” nyújtsanak be arról, hogy teljesítették az otthoni munkavégzésre vonatkozó irányelveket és követelményeket, miközben gondoskodtak arról, hogy otthona biztonságban legyen a szervezet munkájának elvégzéséhez.

Maradjon a kormány és a hatóságok kommunikációjának tetején

Ez nyilvánvalónak tűnhet, de feltétlenül tartsa fenn a kormány, a hatóságok és még az ipari csoportok által kiadott figyelmeztetések figyelmét. A hírek napi szinten fejlődnek. Kétségtelen, hogy ezt határozatlan ideig folytatja.

Kérjen tanácsot vagy segítséget ezekben a példátlan körülmények között.

Védje munkaerőjét

Felkészült arra, hogy tényleges információkat nyújtson az alkalmazottainak a betegségről és a kapcsolódó tünetekről, valamint a szervezet tervéről. A munkavállalókat oktatni kell a tünetekre, és ösztönözni kell őket arra, hogy kerüljék betegbe a munkahelyet.

Munkaerő védelme és folyamatos termelékenységének biztosítása érdekében. Fontos, hogy:

a. Készítsen olyan stratégiákat, amelyek lehetővé teszik az alkalmazottak számára a működés folytatását anélkül, hogy veszélybe sodornák őket.

b. Tervezze meg az alkalmazottak elszigetelését, ha a lehetséges fertőzés veszélye felmerül.

c Gondoskodjon arról, hogy az alkalmazottak hatékonyan otthonról dolgozhassanak a biztonságos, megfelelő munkakörnyezetben.

d. Ellenőrizze, hogy rendelkezik-e a megfelelő eszközökkel, technológiával, kapacitással és biztonsági intézkedésekkel a nagy távoli munkaerő támogatásához.

e. Vizsgálja meg HR-politikáját és eljárásait annak biztosítása érdekében, hogy az alkalmazottakat ne érintse személyesen, ha hosszabb ideig karanténba helyezik őket, folyamatosan módosítva az esetleges politikákat, hogy nagyobb rugalmasságot biztosítsanak a rendes munkakörülményekhez.

f. Határozza meg prioritásait és a minimális munkaerőigényt ezen állandóan változó prioritások támogatása érdekében, különösen abban az esetben, ha jelentősen csökkent munkaerővel kell működnie.

g. Azonosítsa a kulcsfontosságú alkalmazottakat, és ügyeljen arra, hogy a többi alkalmazott megfelelő képzésben vagy munkahelyi expozícióban részesüljön, hogy teljes mértékben fedezze távollétét.

h. Készítsen egy kommunikációs tervet, amely magában foglalja az alkalmazottak és más érdekelt felek rendszeres frissítését a helyzetről, valamint a megtett intézkedéseket.

én. Tekintse át a munkaerő helyét és az utazást.

.

A munkavállalók jólétét javító további konkrét intézkedések a következők:

  • Intézményi kötelező otthoni vagy távoli munkavégzési irányelveket, ahol ez praktikus.
  • Zárja be a helyszíni létesítményeket, például edzőtermeket, kávézókat és közös helyiségeket.
  • Módosítsa a munkavállalói kártérítési és ellátási politikákat.
  • Fizetett szabadságot biztosít a tüneti alkalmazottak, a COVID-19-et diagnosztizáló családtagok gondozását végző alkalmazottak és / vagy a COVID-19 diagnosztizált esetekkel rendelkező alkalmazottak számára.
  • Bővítse a betegszabadságot, a szabadság idejét, a fizetett szabadidőt vagy a rugalmas munkaidőt.
  • Növelje a betegszabadságot vagy a fizetett szabadságot mindegyikre vagy esetről esetre.
  • Használjon rövid távú fogyatékosságot vagy egyéb meglévő ellátásokat.
  • Ösztönözze a munkavállalói segítségnyújtási programok (EAP) használatát.
  • Emlékeztesse az alkalmazottakat a mentális egészségük gondozására.
  • Használjon tartalék gondozási programokat, gyermekgondozási támogatásokat vagy más eltartott gondozási ellátásokat.
  • Tartózkodjon bármiféle szabadidő büntetésétől.
  • Korlátlan, fizetetlen szabadidőt engedélyezhet büntetés nélkül.
  • Fizessen a karantén alatt töltött időért.
  • Ajánlatot kínáljon otthoni munkavégzésre vagy az ütemterv módosítására az iskola bezárása, a szállítás leállítása stb. Miatt
  • Kommunikáljon minden munkáltató által támogatott biztosítást és egyéb releváns előnyöket.
  • Tanácsolja az alkalmazottakat a tömegközlekedés elkerülése érdekében.
  • A lépcsőváltás segít, hogy az alkalmazottak elkerüljék a forgalmas ingázást.
  • Tanácsolja az alkalmazottakat, hogy kerüljék el a nagy forgalmú eseményeket vagy helyszíneket személyes időben.
  • A társadalmi távolodás elősegítése érdekében alakítsa át a konferenciatermeket, a vendégszobákat és más közös területeket.
  • Emlékeztesse az alkalmazottakat a jó kézmosásról.

Otthoni jogi kérdések

A munkáltatók felelnek a végső felelősségért a biztonságos munkakörnyezet biztosításáért, bárhol is végezzék ezt a munkát, akár otthon is. Ez azt jelenti, hogy amikor az alkalmazottak otthonról dolgoznak, és a munkájukat végzik, akkor kötelessége gondoskodni alkalmazottai egészségéről, biztonságáról és jólétéről.

Nagyon szorongó környezetben a munkáltatóknak fontolóra kell venniük, hogyan tudják támogatni alkalmazottaik jólétét. Tervezze meg a munkavállalói jóléti vagy jóléti szolgáltatások iránti igény valószínű növekedését.

A leggyakrabban felmerülő kérdés az, amikor a munkavállaló otthoni munka közben megsérül. Például, amikor egy alkalmazott leesik a bejárati ajtóra válaszolva, vagy megcsúszik az otthoni irodájukban.

Ha az alkalmazott otthon dolgozik, ellenőrizze, hogy a biztosítás fedezi-e az alkalmazottat.

A munkáltatók munkaeszközt biztosíthatnak az alkalmazottak számára, ideértve a munka laptopot is. Akkor az a kérdés, hogy az alkalmazottak ergonómikus székekkel rendelkeznek-e, mennyire jó a képernyője, ha egész nap ülnek, és ismétlődő stressz sérülést eredményeznek, stb.

Szóval, hogyan fogja tudni, hogy az alkalmazottak otthonai biztonságban vannak-e?

Az otthoni munkavégzésre vonatkozó házirendek kidolgozása, amelyek felvázolják a munkavállalói munkakörnyezet biztonságának igazolására szolgáló módszert.

A kisebb vállalkozások kialakíthatnak egy „önellenőrzési” politikát az alkalmazottak számára annak ellenőrzésére, hogy biztonságos környezetben fognak-e dolgozni.

Nézze át HR-politikáját és kommunikációját

Folyamatosan vizsgálja felül HR-politikáját, és egyértelműen közölje a frissítéseket munkaerővel.

Az irányelvek felülvizsgálata során a legfontosabb cél az, hogy vigyázzon a legsebezhetőbb munkavállalókra és másokkal való segítségnyújtásra.

A vállalkozásoknak tisztában kell lenniük arra vonatkozó elvárásaikkal, hogy mikor kell alkalmazottaik munkavállalni. Légy éber a rosszindulatú alkalmazottakkal szemben.

A munkavállalókra vonatkozó korlátozások bevezetésekor óvatosan kell tartania jogi kötelezettségét a szabályozási rendelkezések és a vonatkozó megkülönböztetés-mentes törvények betartása iránt. Gondoskodjon arról, hogy minden korlátozás törvényes és ésszerű, valamint a munkahelyek biztonságának megőrzéséhez szükséges.

Azok a munkavállalók, akik nem tudnak dolgozni, fizetett szabadságra jogosultak vagy nem. Egyesek a munkakörtől függően képesek lehetnek hatékonyan dolgozni otthonról.

Érdekes lehet az is, hogy felgyorsítsa a COVID-19 esetek azonosítását vagy kizárását azáltal, hogy magasabb díj ellenében finanszírozza az egyes magánkórházakban kínált gyorsabb teszteket.

A munkahelyen dolgozó alkalmazottak számára meg kell erősíteni a fertőzés-ellenőrzési politikákat, és szigorú protokollokat kell végrehajtani. Szükség esetén személyi védőfelszerelést kell biztosítani.

Noha a maszkokat általában nem javasolták a jólétű embereknek, egyes szakértők úgy vélik, hogy korlátozott szintű védelmet nyújtanak azzal a további előnnyel, hogy megakadályozzák az embereket, hogy megérintsék az arcukat (ezt úgy gondolják, hogy az önátadás jelentős mechanizmusa).

A munkadarabok is módosíthatók a potenciális átvitel korlátozása érdekében.

A munkavállalók (és a szélesebb körben érdekelt felek) megerősítést keresnek arról, hogy védelmet élveznek és az üzleti vállalkozás felkészült.

A HR-politikák felülvizsgálata során a következő területekre terjed ki:

a. Általános tanácsok a munkaadók és a munkavállalók számára

Alapvető fontosságú, hogy a munkáltatók és a munkavállalók a lehető legjobban tájékozódjanak a COVID-19-ről.

b. Munkavállalók, akiknek ki vannak téve a koronavírusnak vagy annak kitéve

Az Ön politikájának ki kell terjednie:

  • Koronavírusnak kitett alkalmazottak.
  • A külföldről visszatérő alkalmazottak utaznak.
  • A COVID-19 szerződéssel rendelkező alkalmazottak.
  • Ha a munkavállaló az érintett családtag / háztartás gondozója.
  • Ahol a munkavállalót el kell különíteni.
  • Ahol a munkavállaló otthon akar maradni, mert nem érzi jól magát.
  • Abban az esetben, ha a munkavállaló egyébként hiányzik a munkából.
  • Ha törvény vagy a kormány vagy a munkáltató utasítása nem követeli meg az önszigetelést.
  • Alkalmi vagy részmunkaidős alkalmazottak.
  • Független vállalkozók.

c. Biztonságos munkavégzés

A munkáltatók és az alkalmazottak kölcsönösen kötelesek biztosítani, hogy a munkahelyek biztonságban legyenek, és ne veszélyeztessék a munkavállalók és az alkalmazottakkal esetlegesen érintkező egyéb emberek egészségét.

  • Egyéni védőeszközök

A munkáltató felelőssége a kockázat minimalizálása terén a megfelelő egyéni védőeszközök (PPE), például kesztyűk, maszkok és szemvédelem biztosítása a vonalon szolgáltatásokat nyújtó alkalmazottak számára.

Az ilyen felszerelés biztosítása azonban arányos lesz a munkavállaló által vállalt kockázat szintjével a feladataik és a közvetlen környezet szempontjából, amelyben ezeket a feladatokat elvégzik. Ez különösen releváns és fontos ebben az időben, mivel a felmerült közegészségügyi veszély és a szükséges válaszok nyomást gyakorolnak e termékek világszerte rendelkezésre állására és kínálatára.

  • Munkavállalói értesítés

A munkavállalókat (ideértve az alkalmi alkalmazottakat is) és a független vállalkozókat kötelezni kell haladéktalanul értesíteni a munkáltatót, ha:

(1) az érintett területre utaztak;

(2) koronavírusnak vannak kitéve és / vagy

(3) influenza-szerű tüneteket szenved vagy szenvedett.

  • Egyéb kizárások a munkahelyről

A munkáltatóknak fontolóra kell venni más emberek kizárását a munkahelyükről, ideértve a látogatókat, a vállalkozókat és az önkénteseket is.

A megfelelő feliratoknak és egyéb értesítéseknek láthatónak kell lenniük. A releváns információkat elérhetővé kell tenni azok számára, akiket ilyen korlátozások valószínűleg érintnek.

  • A jogellenes hátrányos megkülönböztetés és csalás minimalizálása

Valószínű, hogy a COVID-19 „fogyatékosságként” jellemezhető a diszkriminációellenes törvények alkalmazásában.

A munkáltatók felelőssége annak biztosítása, hogy a munkavállalókat menedzserük, kollégáik és a szervezet nem tudatosan vagy tudattalanul hátrányosan diszkriminálják.

A munkaadóknak tisztában kell lenniük a fokozott jogellenes hátrányos megkülönböztetés lehetőségével a munkahelyen a fokozott közegészségügyi aggályok és az esetleges járvány idején.

A munkaadóknak tisztában kell lenniük azzal, hogy ha a fertőző betegség egy földrajzi régióból származik, akkor annak a régiónak a munkavállalói (vagy úgy vélik, hogy e régióból származnak vagy ahhoz kapcsolódnak) fokozott kockázatot jelentenek a másoktól való jogellenes megkülönböztetés megtapasztalására. Ezt figyelemmel kell kísérniük, és szükség esetén beavatkozniuk kell, hogy emlékeztessék a munkavállalókat, az ügyfeleket és a beszállítókat kötelezettségeikre, hogy tiszteletteljesen viselkedjenek a munkahelyen másokkal szemben.

A munkavállalók bármilyen nem megfelelő munkahelyi magatartása helytelen magatartási vizsgálatnak vehető alá.

d. Munka kijelölése és irányítása

Előfordulhat, hogy a munkaadóknak olyan politikákat és szabályokat kell elfogadniuk, amelyek lehetővé teszik a dinamikus választ arra, hogy mikor, hol és hol kell a munkát elvégezni.

  • A munkavállalóknak a munkában való részvételével / elvégzésével kapcsolatos aggályai

Feltéve, hogy a munkahely biztonságban van, kivéve a fent ismertetett körülményeket, a munkavállalóknak a szokásos módon kell beszámolniuk a munkájukról. A munkavállalóknak minden esetleges aggályát meg kell beszélniük a munkáltatóval.

Ha az alkalmazottak otthoni munkát vagy valamilyen formában fizetett vagy fizetetlen szabadságot igényelnek, ezekre a kérelmekre a szokásos szabadság vagy rugalmas munkavégzési igénylés vonatkozik.

  • A kritikus funkciók fenntartása

Bizonyos körülmények között nem helyénvaló lehetőséget biztosítani az alkalmazottak számára, hogy alternatív munkahelyekről dolgozzanak, mivel az alkalmazottaknak a munkahelyen kell részt venniük ahhoz, hogy fenntartsák a kritikus funkciókat vagy szolgáltatásokat, vagy megvalósítsák a kormány válaszát a COVID-19 kitörésére. Ilyen körülmények között a munkáltatóknak gondoskodniuk kell arról, hogy amennyire ésszerűen lehetséges, lépéseket tegyenek a munkavállalókkal és a munkavállalókkal érintkezésbe lévõ más emberekkel kapcsolatos kockázatok minimalizálása érdekében.

  • Tanácsadás a munkaterhelésről és a túlóráról

Míg a munkáltatók felkérhetik alkalmazottaikat, hogy töltsenek további órákat, e további óráknak ésszerűnek kell lenniük.

A munkáltatók gyakorlati - és bizonyos esetekben - jogi kötelezettséget is vállalnak arra, hogy konzultáljanak alkalmazottaikkal, ha valószínűleg meghosszabbodik a munkavállalói munkaidő és / vagy a munkaterhelés. Helyes gyakorlat az előzetes konzultáció a nagyobb munkaterhelés esetén.

A munkáltatóknak továbbra is teljesíteniük kell ipari, jogi és szerződéses kötelezettségeiket.

  • A fáradtság kezelése

A fáradtság kezelése nélkülözhetetlen egy olyan túlfeszültség-periódus alatt, amely jelentős ideig tarthat. A munkáltatóknak teljesíteniük kell minden olyan jogi kötelezettséget, amely a biztonságos munkakörnyezet biztosítását és a túlzott vagy terhes munkaterhelés elkerülését szolgálja alkalmazottaik számára.

A munkáltatóknak fontolóra kell venniük a rendelkezésre álló lehetőségeket a megnövekedett vagy megváltozott szolgáltatási igények kielégítésére, ideértve további munkaidő biztosítását részmunkaidőben és alkalmi munkavállalók számára, fizetett túlórát vagy munkaidő-mentes megállapodásokat vagy további források bevonását.

e. A szabadság iránti kérelmek kezelése

Ha a jóváhagyás a kért szabadság típusa tekintetében mérlegelési jogkör, ezt a mérlegelési jogkört óvatosan és a munkavállalóval konzultálva kell gyakorolni.

Ha a munkavállalói szabadságot működési okokból - például munkavállalói hiány vagy a COVID-19 által befolyásolt nagyobb munkaterhelés miatt - nem szabad engedélyezni, ezt világossá kell tenni, és fel kell tárni a kért szabadság idejének megtagadásának minden alternatíváját, és le kell vonni.

A munkáltató arra is törekedhet, hogy tárgyaljon más szabadságról, vagy hogy a szabadságot más időben vegye igénybe.

  • Bizonyítási követelmények

Számos munkavállalónak különféle okokból nagy szükség van a közegészségügyi veszély fenyegetésére.

A közegészségügyet érintő pandémiás vagy egyéb vészhelyzet esetén a munkavállalók számára korlátozott lehet az orvoshoz való hozzáférés lehetősége. A munkáltatóknak ebben az időszakban létre kell hozniuk a szabadság iránti kérelmek nyilvántartására és jóváhagyására vonatkozó helyi eljárásokat, amelyek legalább összhangban állnak az okirati bizonyítékokkal.

A munkáltatók fontolóra vehetik a bizonyítási követelmények rugalmasabb megközelítését, mivel korlátozott lehet a hozzáférés az orvosokhoz, vagy egyébként nem tanácsos az orvos látogatása.

Fontos, hogy a folyamatokat előzetesen kialakítsák a kiszolgáltatott munkavállalók védelme és annak biztosítása érdekében, hogy a beteg alkalmazottak ne jelentsenek munkájukért. A munkáltatóknak mérlegelniük kell, hogyan lehet a legjobban kezelni a munkavállalókat, miután kimerítették személyes / gondozóik szabadságukat.

f. A tengerentúli utazást végző alkalmazottak

Minden olyan esetben, amikor a munkavállalók külföldre utazhatnak, a munkáltatóknak gondoskodniuk kell arról, hogy ezek a munkavállalók átfogó tanácsokat kapjanak a koronavírusnak való kitettség kockázatának minimalizálása érdekében. Ez magában foglalja a jó kézhigiénét és a köhögési etikettet.

Az alkalmazottaknak szigorúan figyelemmel kell kísérniük egészségüket távol tartózkodásuk alatt, és sürgős vizsgálatot kell kérniük a koronavírus bármilyen tünete ellen. Ha rosszul van, akkor a munkavállalónak el kell különítenie őket másoktól, miközben vár az értékelésre.

  • Nemzetközi munkával kapcsolatos utazások

A munkáltatóknak minden időben el kell halasztaniuk a munkával kapcsolatos utazást.

Ahol a munkával kapcsolatos utazást javasolják, a munkáltatóknak kockázatértékelést kell készíteniük a munkavállalók által végzett munkával kapcsolatos utazásokról, és nyíltan és közvetlenül konzultálniuk kell velük.

  • Személyes utazás

Ha egy alkalmazott foglaltak, foglalnak vagy más módon terveznek tengerentúli utazást egy „kockázatos” országba személyes célokra - akár ünnepnapra, akár családi célokra -, a munkaadóknak gondoskodniuk kell arról, hogy a munkavállaló megértse azokat a következményeket, amelyeket ez esetleg számukra okozhat. visszatérésük az utazásból. Ez magában foglalja az önszigetelés bármely periódusát.

A munkavállalóknak tájékoztatniuk kell munkáltatóikat, ha „kockázatos” országba kívánnak utazni. Ahol az alkalmazottak úgy döntenek, hogy folytatják utazási szabályaikat, az önszigetelés bármely periódusa.

g. Munkavállalói segítségnyújtási program és tájékoztatás

A munkavállalói segítségnyújtási programokat vagy hasonló programokat működtető munkáltatóknak gondoskodniuk kell arról, hogy minden alkalmazott tisztában legyen ezekkel a programokkal, és hogy hozzájussanak hozzájuk, ha aggódnak amiatt, hogy a COVID-19 miként érinti őket, családjukat vagy kollégáikat.

A munkáltatóknak gondoskodniuk kell arról, hogy megfelelő peer-támogatás és ismertetés álljon rendelkezésre azoknak a munkavállalóknak, akik közvetlenül részt vesznek a koronavírussal fertőzött betegek vizsgálatában és kezelésében.

Vigyázzon készpénzére, finanszírozására és jelentési kötelezettségeire

Határozza meg, hogy a szervezetnek milyen készpénzforrások állnak rendelkezésre, ideértve a fel nem használt (lekötött és lekötött) hitelkeretet, a megújuló hitelkeretet és a kapcsolódó hitelfelvételi korlátozásokat; új hitelforrások, például rögzített hitelkeretek a meglévő revolverek refinanszírozására; többlet forgótőke (pl. készlet-csökkentéssel, meghosszabbított fizetési feltételekkel); tőkebefúziók; stb.

Pénzügyi hatás modellezése a jövedelmezőségre és a likviditásra a legrosszabb esetekben. Ez magában foglalja az adósságszövetségek és feltételek megsértésének valószínűségét, valamint annak meghatározását, hogy mikor kell rendelkezésre állni a rendelkezésre álló pénzforrásokból.

Vegye figyelembe a lehetséges számviteli és pénzügyi beszámolási következményeket.

Az üzlet bezárása elkerülhetetlen, ha….

A kisebb szervezetek és az egyéni kereskedők pénzügyi kihívásai megkövetelhetik őket kormányzati támogatás nélkül történő bezárásukat. A cash flow fenntartása ezekben az időkben döntő jelentőségű a vihar időjárása szempontjából, különösen akkor, ha nagyon alacsony a haszonkulcs.

Állítsa össze a legfontosabb ügyfelek listáját

Ez egy kritikus pillanat, amely számít az ügyfelekkel fenntartott kapcsolatokban. Ugyancsak ideje a márkának vezetni.

Készítsen egy tervet a legfontosabb ügyfelek kiszolgálására az adott időtartamra.

Fejlesszen módszereket a nyilvánossággal, az ügyfelekkel és a szállítókkal való kapcsolat korlátozására a fogadási gyakorlatok, akadályok vagy távolság megváltoztatásával. Ez különösen igaz a kiskereskedelemre, az vendéglátásra, az vendéglátásra és más olyan iparágakra, amelyek közvetlen kapcsolatban vannak az ügyfelekkel.

Mivel ebben az időben lehetetlen tudni, hogy mennyi ideig tart ez, tervezzen legalább négy-hat hónapot, és azonosítsa mindegyik prioritásait.

Fontolja meg a termékcsalád prioritását, hogy reagáljon a fenyegetéssel kapcsolatos piaci hatásokra, növelje a biztonsági készlet szintjét, és szükség szerint készletezzen az alapvető kellékek / források számára.

A figyelembe veendő tényezők a következők:

  • Annak megértése, hogy az ügyfelek igényei hogyan befolyásolják vállalkozását.
  • Rövid távú kereslet-kínálat szinkronizálási stratégia kidolgozása.
  • Készüljön fel a lehetséges csatornaeltolódásokra.
  • Értékelje az alternatív bejövő logisztikai lehetőségeket.
  • Fokozza a képességét, hogy eleget tegyen az ügyfelek igényeinek és követelményeinek, prioritása és képessége alapján.
  • Tartson nyitott kommunikációs csatornákat a legfontosabb ügyfelekkel.
  • Készülj fel a visszapattanásra az úton.
  • Végezze el a globális forgatókönyv tervezését.

A legfontosabb, hogy mindig ügyeljen az ügyfelekre.

Határozza meg az összes szolgáltatás maximális tolerálható leállását (MTO)

A maximális tolerálható leállás az a maximális időtartam, amely alatt az üzleti vállalkozás elviseli a szolgáltatás megszakítását.

A szolgáltatás MTO-ja NULL lehet órákban, napokban vagy hónapokban. Legyen őszinte és praktikus a szolgáltatás-középtávú célkitűzés tekintetében.

Az összes szolgáltatást rangsorolja a maximális tolerálható leállás alapján

Az egyes azonosított szolgáltatásokhoz meghatározott középtávú célkitűzést felhasználva kategorizálja őket:

a. Alapvető szolgáltatások (azaz szolgáltatások, amelyeket végre kell hajtani).

b. Szolgáltatások, amelyek egy ideig elhalaszthatók.

c. Leállítható szolgáltatások.

Használjon más kategóriákat, amelyek megfelelnek az Ön igényeinek.

A legfontosabb cél a szolgáltatások rangsorolása annak érdekében, hogy korlátozott erőforrásokat fordítson az alapvető vagy kritikus szolgáltatások működtetésére.

Azonosítsa az összes lehetséges hibapontot

Az egyetlen meghibásodási pont (SPOF) egy rendszer vagy folyamat része, amely meghibásodása esetén az egész rendszer vagy folyamat működését leállítja. Az SPOF-ok nem kívánatosak olyan rendszerekben vagy folyamatokban, amelyek célja a magas rendelkezésre állás vagy megbízhatóság, legyen az üzleti gyakorlat, szoftveralkalmazás vagy más rendszer.

Az egyes alapvető szolgáltatásokhoz tartozó egyedi hibapontok azonosításával Ön biztosítani tudja, hogy az értéklánc egészében felmerülő bizonytalanságok azonosíthatók és kezelhetők legyenek. Az eredményeket beépítik a magas szintű kockázatértékelési folyamatba (lásd alább).

Végezzen magas szintű kockázatértékelést ezekben a szolgáltatásokban

A szerződéses kötelezettségek megértése, a pénzügyi hatások és a likviditási követelmények értékelése, az adósságátalakítási tervek megfogalmazása és az eszközök optimalizálása a pénzügyi életképesség helyreállítása érdekében.

Egy másik fő hangsúly a pénzügyi hatások megértése volt az egész értékláncban.

A magas szintű kockázatértékelés a következő szempontokat tartalmazhatja:

a. A szolgáltatáscsökkentés hatása a legfontosabb érdekelt felekre és a pénzügyi fenntarthatóságára.

b. A munkavállalók és az ügyfelek egészsége, biztonsága és jóléte.

A magas kockázatú iparágak munkáltatóinak tovább kell menniük politikájuk, valamint a megfelelő egyéni védőeszközök biztosításának és használatának értékelésében.

A lehetséges kockázatcsökkentések a következők:

  • Az ellátási láncok vagy szolgáltatók szoros figyelemmel kísérése a lehetséges hatások szempontjából.
  • Folyamatos ellátási lánc kockázatértékelés és működési hatásvizsgálat elvégzése.
  • Alternatív szállítók figyelembevétele.
  • Felkészülés hiányokra, szállítási vagy kommunikációs késésekre.
  • A kiegészítő költségvetés jóváhagyása az ellátásokra vagy a kiegészítő fizetett szabadidőre.
  • A bónuszok csökkentése vagy felfüggesztése.
  • A lehetséges piaci hatások elemzése és előrejelzése.

Ne felejtse el más kockázatokat

A COVID-19 nem az egyetlen fenyegetés a láthatáron - és a szervezetek gyakran a legsebezhetőbb helyzetben vannak, amikor egy olyan válsággal foglalkoznak, amely a figyelmüket uralja.

Sok más kockázatot jelent, amelyekkel az üzleti vállalkozásaikat nem csökkentheti a járvány.

Különös aggodalomra ad okot, hogy a számítógépes kockázat megsokszorozódik, amikor a munkaerő hirtelen eloszlik. Noha sok munkáltatót fel lehet állítani távoli munkavégzésre az alkalmazottaik számára, sokkal kevesebb rendelkezik a megfelelő kiberbiztonsági protokollokkal. Győződjön meg arról, hogy rendelkezik a szükséges védelemmel az infrastruktúra, a hálózatok és az adatok védelme érdekében.

Adathalász e-mailek lesznek coronavírussal kapcsolatos tárgysorokkal vagy tartalommal. Képzze alkalmazottait adathalászra, és emlékeztesse őket, hogy az új kísérletekben koronavírus vagy otthoni munka folyik.

Vizsgálja meg az esetleges működési folytonossági terveket és a szokásos működési eljárásokat

Megfelelő idő a meglévő tervek és eljárások elszívására.

Túl késő leírni minden üzleti folytonossági tervet. Ezen a ponton dolgozzon ki magas szintű intuitív stratégiákat, hogy reagáljon a jelenlegi helyzetére.

Határozza meg, hogy a szolgáltatás teljes szolgáltatás, vagy csökkenthető-e

Határozza meg, hogy a szolgáltatás melyik részét nyújthatja távolról otthon (vagy a telephelyen kívül) dolgozó alkalmazottak, és milyen eszközökre, felszerelésre és erőforrásokra van szükség ehhez.

Azonosítsa az esetleges folyamatváltozásokat vagy manuális megoldásokat, amelyek szükségesek ahhoz, hogy az alkatrészeket vagy a teljes szolgáltatást az otthoni dolgozók biztosítsák.

Előfordulhat, hogy néhány alapvető szolgáltatását távolról nem tudja kiszolgálni otthonról dolgozó alkalmazottak. Alternatív folyamatokra és megoldásokra van szükség az azonos eredmények eléréséhez.

Készítsen enyhítő stratégiákat az alapvető szolgáltatáshoz a forgatókönyv-tervezés segítségével

Lehetséges munkaerő-kiesési forgatókönyvek, amelyek felhasználhatók a forgatókönyv tervezéséhez:

  1. 10 százalékos munkaerő-leállás
  2. 25 százalékos munkaerő-leállás
  3. 40% -os munkaerő-leállás
  4. 60% -os munkaerő-leállás (rosszabb eset).

A forgatókönyv tervezése kritikus eszköz az Ön felkészültségének tesztelésére.

Vegye figyelembe a legrosszabb esetet a tervezés és az előkészítés során. Az iskolák, egyetemek stb. Bezárásának, valamint a tömegközlekedés bezárásának stb.

Vészhelyzeti stratégiák kidolgozása a működési költségek kezelése és az üzleti hosszú távú védelme érdekében.

Készítsen manuális vagy papír alapú megoldási stratégiákat és folyamatokat, ha az alkalmazottak távolról nem férhetnek hozzá a szervezet digitális információs vagy informatikai rendszereihez

Feltételezzük, hogy az otthonról távolról dolgozó alkalmazottak internethozzáféréssel vagy távoli hozzáféréssel rendelkeznek a szervezet digitális információs vagy informatikai rendszereihez. Ha több ember dolgozik otthonról, akkor ezek a hálózatok nem fognak megbirkózni a megnövekedett használatkal.

Feltételezzük azt is, hogy a nyilvános mobil- és telefonszolgáltatások továbbra is csúcsterhelés alatt működnek, ami esetleg nem így van. Tehát, tervezze meg a rosszabb esetet, és ne gondoljon rá.

Vegye figyelembe a legrosszabb esetet a tervezés és az előkészítés során, beleértve a kézi munkafolyamat-fejlesztési folyamatok fejlesztését IT vagy rendszerhozzáférés nélkül.

A kézi megoldási folyamat ideiglenes módszerként határozható meg, amely a kritikus szolgáltatási tevékenység folytatását biztosítja, ha a normál rendszerek, technológia vagy személyzet egy ideig nem érhető el. A probléma megoldása után a megoldást általában elhagyják.

A kézi munkavégzéshez kézi munkavégzésre van szükség, ezért a szóban forgó üzleti folyamat folytatása érdekében szükség lehet új alkalmazottak kinevezésére vagy ideiglenes segítségnyújtásra. Ezenkívül papíralapú folyamatokat igényel, ahol az információkat papíron kell feldolgozni és dokumentálni, és később át kell helyezni a rendszerbe, amikor az üzembe helyezkedik.

Számos kézi űrlapot és dokumentumot kell létrehozni, ha ez megtörténik. Előzetesen határozza meg, mely nyomtatványokat kell létrehozni, és nyomtassa ki őket sürgősségi használatra.

Korlátozza a személyes eszközök használatát, beleértve az USB-meghajtókat is

A személyes / BYO eszközöket rosszindulatú programok is megfertőzhetik. Az üzleti anyagok feldolgozása ezeken az eszközökön, vagy akár azokon az IT-hálózathoz való hozzáférés érdekében, különösen nem biztonságos VPN-futtatásokon keresztül, nagy kockázatot jelent.

Hacsak nincs szervezeti szintű biztonságos Mircosoft 365 alkalmazás a Teams vagy a OneDrive segítségével a digitális eszközök tárolására, tegye egyértelművé az alkalmazottak számára, hogy az anyagokat semmilyen körülmények között sem szabad feldolgozni semmilyen személyes eszközön, beleértve az USB-meghajtókat sem.

Mint ilyen, az alkalmazottaknak csak biztonságos VPN-kapcsolatok révén távolról kell hozzáférniük a szervezet IT-infrastruktúrájához.

Sorolja fel azokat a munkavállalókat - elsődleges és másodlagos -, akik képesek az alapvető szolgáltatások elvégzésére különböző munkaerő-leállás esetén

A legfontosabb tevékenységek a következők:

a. Készítsen utódlási tervet a vezetők és vezetők számára. Ez magában foglalja a meghatalmazott döntéshozatalát / felhatalmazását.

b. Készítsen hívófa névjegyzékeket minden alkalmazott számára. A magánélet védelme érdekében tiltakozhatnak a személyes adatok gyűjtése ellen. A munkáltatók azonban kötelesek gondoskodni alkalmazottaikról, hogy biztonságban maradjanak.

c. Végezzen készségek hiányának elemzését, hogy azonosítsa az összes potenciális alkalmazottat, akik valamilyen képzéssel képesek ellátni az alapvető szolgáltatást. Még nem késő, ha az alapszintű szolgáltatás nyújtása érdekében felkészíti alkalmazottait.

d. Határozza meg, hogy a másodlagos alkalmazottai képesek-e és hajlandók-e átszervezésre az alapvető szolgáltatás elvégzéséhez. Nem mindenki hajlandó áthelyezni más olyan szerepek elvégzésére, amelyeket a munkaszerződés nem tartalmaz.

e. Gondoskodjon arról, hogy minden kritikus alkalmazott távolról hozzáférhessen otthonról a szervezet informatikai hálózatához és rendszereihez.

f. Ügyfélközpontú szolgáltatások esetén vegye figyelembe a munkavállalók egészségét és jólétét.

g. Gondoskodjon arról, hogy az alkalmazottak online találkozókat tarthassanak a személyes kapcsolat minimalizálása érdekében. Értékelje üzleti igényeit, hogy folyamatos személyes kapcsolatot létesítsen vevőivel és beszállítóival. Módosítsa a személyes érintkezés gyakoriságát és típusát.

Sorolja fel az összes bekötött kritikus számot, amelyeket a kijelölt mobiltelefonokra kell átirányítani

Az összes kritikus bejövő telefonszámot, amely a kritikus vagy nélkülözhetetlen szolgáltatáshoz kapcsolódik, meg kell azonosítani és átirányítani, ahol lehetséges.

Protokolloknak és folyamatoknak kell lennie ahhoz, hogy ezeket a bejövő hívásokat mobiltelefonon keresztül képzett alkalmazottak fogadhassák.

A kapott információkat elektronikusan lehet feldolgozni, ha távoli hozzáférés van az alap alkalmazásokhoz, vagy papíralapú vagy kézi módszerekkel, ha a szervezet informatikai hálózatához való távoli hozzáférés nem érhető el.

Sorolja fel az összes bekötött faxszámot, amelyeket átirányítani kell a másik helyre

A kapott faxok személyes információkat tartalmazhatnak.

Vigyázzon óvatosan, ha a faxokat más helyekre irányítja, és ellenőrizze, hogy működnek-e folyamatok a kapott információk bizalmas kezelése és biztonsága érdekében.

Keresse meg a szolgáltatás elvégzéséhez szükséges kulcsfontosságú információkat vagy dokumentumokat - nyomtatott vagy digitális -

A távolról dolgozó alkalmazottak hozzáférést igényelnek információkhoz vagy nyilvántartásokhoz, digitálisan vagy nyomtatott formában.

Fejlesszen ki kézi megoldásokat, amikor az alkalmazottak távolról nem férhetnek hozzá a szervezet digitális információihoz.

Ha vállalkozása nyomtatott információkra támaszkodik, fejlesszen ki folyamatokat ezen információk elérésére. A futárszolgálat ekkor nyújtható.

Tájékoztassa postai szolgálatát az összes levél- és futárszállítás kézbesítéséről egy másik helyszínen

Ha szolgáltatásai levelezésre vagy postai szolgáltatásokra támaszkodnak, tájékoztassa a postai szolgáltatót, hogy átirányítson minden dokumentumot.

Határozza meg a szolgáltatás nyújtásához szükséges legfontosabb szolgáltatókat - teljes megbízhatóság és függőség harmadik fél szolgáltatóitól

Ebben az időszakban létfontosságú lesz a kulcsfontosságú beszállítók fenntarthatósága és elérhetősége a szolgáltatások nyújtásában. Ha a szolgáltatáshoz harmadik fél (pl. Futár, kereskedő stb.) Segítségére van szükség, akkor határozza meg, hogy van-e üzletmenet-folytonossági terve és milyen szolgáltatási szinteket tud nyújtani Önnek teljes leállás esetén.

Mutassa be a kulcsfontosságú harmadik fél szolgáltatóit és az ellátási láncot érintő esetleges expozíció vagy zavar mértékét és valószínű időtartamát. Az ellátási lánc bármilyen zavara befolyásolhatja szolgáltatásainak nyújtását.

Felülvizsgálja a kulcsfontosságú megállapodásokat és tárgyaljon át ideiglenes megállapodásokról a szolgáltatások folytatása érdekében, különösen erőforráshiány esetén.

A szolgáltatóknak és beszállítóknak folyósított fizetéseket szorosan figyelemmel kell kísérni. Ennek célja annak biztosítása, hogy a kulcsfontosságú szállítók továbbra is elkötelezettek maradjanak az Ön számára szolgáltatásnyújtás iránt.

Fel kell gyorsítani a digitális kereskedési megoldásokba való beruházást az ellátási lánc megszakításának leküzdése, a logisztika és a munkaerő hiányának leküzdése érdekében, és jobb átláthatóságot kell biztosítani a helyi hozzáférési korlátozások terén annak érdekében, hogy biztosítsák a termékellátást a hazai piacon. Összpontosítson a működési agilitásra és az adatok minőségére.

Az ellátási lánc stabilizáló csoportja a következőket tudta irányítani: -

  • A kockázatok átláthatóságának biztosítása az első és a második, illetve a harmadik szállító között.
  • A beszállítói újraindítás, a megrendelések kezelése és az új szállítók képesítésének biztosítása.
  • Kikötők kezelése, logisztikai kapacitás előfoglalása és az útvonalak optimalizálása.
  • A kritikus alkatrészek azonosítása, az alkatrészek szükség szerinti adagolása és a helyek optimalizálása.
  • Szcenárió-alapú értékesítési és működési tervezés kidolgozása SKU-szintű kereslethez, valamint a termelési és beszerzési tervek irányítása.

Kezelje a készleteket, és készüljön fel hiányra

Vegye figyelembe szállítási szerződéseinek feltételeit. Készítsen készenléti terveket az ellátás bármilyen megszakadására.

Azok a beszállítók, akik nem képesek teljesíteni szerződéses kötelezettségeiket, azzal érvelhetnek, hogy nem felelnek, mivel a szerződés csalódott. Lehet, hogy más ellátási forrásokat kell keresnie az ellátás és a szolgáltatások biztosításához, és dokumentálnia kell erre irányuló erőfeszítéseiket.

Ha gyanítja, hogy zavarok lehetnek az ellátási láncban:

  1. Haladéktalanul vegye fel a kapcsolatot szállítóival, szállítmányozóival, szállítmányozóival és brókerekkel.
  2. Ha lehetséges, készítsen leltárt a rövid nyersanyagokról, és biztosítsa a termelési és szállítási kapacitást az ellátási lánc partnereitől.
  3. Indítsa el alternatív szállítók beszerzését szükség szerint.
  4. Határozzon meg egy forrást a válság és az ellátási láncra gyakorolt ​​lehetséges hatások figyelésére.

Olvassa el a kulcsfontosságú szerződéseket

Előfordulhat, hogy vállalkozása nem képes teljesíteni a vevőivel szemben fennálló szerződéses kötelezettségeit az ellátási lánc bonyolultsága miatt, és súlyos büntetésekkel járhat. Ha ez bekövetkezik, az egész ellátási láncban részt vevő vállalkozásoknak lehetősége van arra, hogy megvédjék magukat vagy felépüljenek az elveszett üzletből.

A megteendő lépések a következők:

a. Tekintse át a kulcsfontosságú szerződéseket annak meghatározása érdekében, hogy a szerződések késleltetett teljesítése miatt milyen jogok és jogorvoslati lehetőségek vannak vis maior miatt.

b. Időben értesítsen egy vis maior eseményről.

c. Készüljön fel a szállítás elmulasztásával és a vis maior záradékokkal kapcsolatos esetleges peres eljárásokra, ideértve a COVID-19 esetleges hatásainak mérséklésére szolgáló ésszerű lépések megtételét (és dokumentálását).

d. Frissítse a vis maior záradékokat a szerződésekben, hogy a lehető legnagyobb mértékben vegyék figyelembe a szerződéses teljesítés korszerű kockázatait, ideértve a betegségeket, a járványokat vagy a karanténokat.

Ellenőrizze a biztosítását

Tekintse át a szervezet biztosítási kötvényeit a fedezet megállapítása érdekében (pl. Az üzleti megszakítás biztosítása, a közbiztosítás mértéke stb.).

Fontos az is, hogy ellenőrizze kötelezettségeit, és értesítse biztosítóját, ha valami rosszul fordul elő.

Határozza meg azokat a fő érdekelt feleket, akiket a szolgáltatások nem nyújtanak - harmadik felek szolgáltatásainak támaszkodása

Ha szolgáltatása harmadik félre gyakorolt ​​következményeit, vegye fel a kapcsolatot, és tájékoztassa őket szolgáltatása esetleges korlátozásáról.

Proaktívan kezelje elvárásait és világosan kommunikáljon.

Sorolja fel az összes IT-rendszert és alkalmazást - belső és külső -, amelyektől a szolgáltatás nyújtása függ

A szoftverek és rendszerek működésükhöz más szoftverekre és rendszerekre támaszkodnak. Azonosítsa az összes lehetséges hibapontot.

Ha az Ön által használt rendszer teljesen függ egy másik rendszertől, hogy teljes mértékben működőképes legyen, akkor értékelje ezen egyéb függő rendszerek esetleges expozíciójának vagy megszakításának mértékét és várható időtartamát.

Ennek a feladatnak az a része, hogy felsorolja az összes kritikus és nem kritikus IT-rendszert - belső és külső -, amelyet az alapvető szolgáltatásaiban használnak, akár upstream, akár downstream.

Vegye fel a kapcsolatot az összes rendszertulajdonossal az redundációk és korlátozások szintjének meghatározása érdekében, különös tekintettel a telephelyen kívül dolgozó alkalmazottak távoli elérésére. Ismerje meg üzletmenet-folytonossági és katasztrófa utáni helyreállítási terveket, és hogy ez hogyan befolyásolhatja a szolgáltatás nyújtását.

Azonosítsa a belső vagy külső kommunikációs üzenetküldést, amennyiben a szolgáltatás nem nyújtható

Digitális értesítés e-mailben vagy szöveges üzenetben - hogyan lehet elküldeni az üzenetet, és ki felel az üzenet elküldéséért. Az üzenetek előre elkészíthetők és jóváhagyhatók.

A helyszínen megjelenítendő nyomtatott értesítés - ki felel a kijelző elhelyezéséért (azaz a recepción vagy az iroda előtt).

Vészhelyzeti kommunikációs terv kidolgozása és időszakos felülvizsgálata. Ennek a tervnek tartalmaznia kell mind a belső, mind a külső kulcskapcsolatokat.

Minden kommunikációnak kulturális és nyelvi szempontból megfelelőnek kell lennie, különösen a fogyatékkal élők számára.

A kommunikációs stratégiák előkészítése

  • Készítsen belső kommunikációs tervet - egy folyamat, amellyel elérheti az alkalmazottakat e-mailek, intranet-hozzászólások, szórólapok / plakátok, vezetőbeszélgetési pontok, GYIK-ok vagy egy webhelyzet-helyiség teremtésével. A tervnek meg kell határoznia az egyszerű, kulcsfontosságú üzeneteket, egy megbízható folyamatot és a folyamatos frissítések biztosítására és a munkavállalók visszajelzéseinek gyűjtésére szolgáló eszközöket.
  • Készítsen külső kommunikációs tervet - egy folyamat külső érdekeltek, ügyfelek, média, részvényesek, beszállítók, helyi közösség, egészségügyi szolgáltatók, elemzők, nyugdíjasok, szakszervezeti képviselők elérésére.

Kommunikálja a hiteles forrásokból származó tényeket arról, hogyan terjed a COVID-19, és hogyan lehet elkerülni a fertőzést. Világosan megfogalmazni és közölni kell azokat a megelőző intézkedéseket, amelyeket a szervezet a COVID-19 munkahelyi átvitelének megakadályozására vagy megakadályozására hoz.

Kommunikációs stratégiái a következők:

  • Közösségi média nyilvános üzenetekhez.
  • E-mail, levél, szöveges üzenetek, forródrótok és belső rendszerek (azaz intranet) a vonatkozó információk terjesztésére.
  • Jelölések a higiéniai, szűrési és egyéb szervezeti politikák megerősítésére.

Biztosítsa a megfelelő épületgazdálkodást

Határozza meg, ki fogja felelni a helyiségeknek abban az esetben, ha vállalkozása hirtelen bezárul.

Fontolja meg, hogy az emberek, termékek, kellékek és egyéb dolgok hogyan jutnak be az épületbe vagy épületébe. Ügyeljen arra, hogy minden épületbejárat és kijárat biztonságos legyen.

Határozzon meg gépeket, számítógépeket, egyedi alkatrészeket vagy egyéb alapvető eszközöket, amelyek szükségesek az üzlet fenntartásához és működéséhez - és (ha van ilyen), amelyet át kell helyezni (vagy eltávolítani) abban az esetben, ha az épület bármikor hosszabb ideig bezáródik.

Ha az alkalmazottak bármelyikét úgy találják, hogy akár véletlenszerű kapcsolatba lépnek bárkivel, akiről ismert, hogy koronavírussal rendelkeznek, akkor a létesítményt akaratlanul le lehet állítani. Tervezze meg, mit fog tenni, ha az épület, üzem vagy iroda nem érhető el.

Irodák rendszeres tisztítása

Tegyen további intézkedéseket a gyakoribb tisztítás révén a fertőzés kockázatának csökkentésére.

Tesztelje az összes tervet és folyamatot

Alapvető fontosságú, hogy az összes COVID-19 stratégiát és az üzleti folytonossági terveket otthonról dolgozó alkalmazottakkal teszteljék. Ha lehetséges, tesztelje az informatikai rendszerekkel kapcsolatos kapcsolódó katasztrófa utáni helyreállítási terveket. Ezeknek a teszteknek nem kell átfogónak lenniük.

A teszt elvégzésekor a csapatoknak meg kell határozniuk bizonyos konvenciókat a munkavégzés körül - mikor érintik az alapot, milyen eszközöket használnak, milyen órákat dolgoznak az emberek, hogyan fogják értesíteni másoktól, amikor rendelkezésre állnak stb.

Dokumentálja az ezekből a tesztekből származó legfontosabb tanulságokat a jövőbeni ismertetőkhöz és az osztály folyamatos javításához az üzletmenet folytonosságához és a katasztrófa utáni helyrehozáshoz, különösen pandémiás szempontból.

Hívja a cselekvésre

Különösen érdekli az emberek, akik megosztják ötleteiket és gyakorlataikat, hogy mások is profitálhassanak azokból.

Professzionális bio

Patrick Ow hivatalos könyvelő, több mint 25 éves nemzetközi kockázatkezelési tapasztalattal. Nagy tapasztalatokkal rendelkezik számos nagy multinacionális és kis szervezetben, valamint számos iparágban, ideértve a vendéglátást és az állami szektorot.

Számos e-könyv szerzője, köztük például amikor a stratégia végrehajtása elveszti a kockázatkezelést - A stratégiai végrehajtáshoz kapcsolódó kockázat kezelésének gyakorlati útmutatója (elérhető az Amazon-ban).

Szakmai munkája mellett személyes szenvedélye az, hogy felkészítse az egyéneket a munka jövőjére. Nézze meg blogját a https://allmoneymakingideas.com címen, vagy vegye fel a kapcsolatot vele a [email protected] címen.